成都市機械制造業(yè)商會證書使用管理制度

    一、為加強所有證書原件、申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時備案復檢等，特制訂本制度。

    二、下列證書及資料由專人負責統(tǒng)一保管

    1、所有資信文件：評估報告、年檢報告等；

    2、重要文件、如國標文件、管理制度文件等；

    3、秘書長或會長指定要求轉(zhuǎn)關的文件；

    4、所有重要機構(gòu)或組織頒布的證件等。

    三、商會設資料保管員，負責技術類證書和重要文件資料的管理

其職責如下：

    1、建立證書資料目錄及相應檔案，以便及時查找。

    2、負責日常管理，保證證書資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損壞。

    3、負責有關證書的申辦、變更、年檢、延期等工作。

    4、嚴格按照商會有關制度辦理有關借閱、借用、復印等工作。

    5、嚴格交接轉(zhuǎn)移手續(xù)。

    四、證書資料的借閱、借用、復印管理辦理

    1、商會員工因工作需要必須借閱、借用、復印證書資料時，應填寫借用登記表，寫明事由及擬用證書資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)秘書長同意并簽名確認后，方可辦理相應手續(xù)。

    2、資料保管員僅憑主管領導簽批的申請書辦理借用、借閱、復印等業(yè)務，其他任何人員提出的任何要求，均不予受理。

    3、凡借閱、借用證書資料，必須在申請日期內(nèi)歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續(xù)與上述1相同。但最長不得超過20個工作日。

    五、違規(guī)責任

    1、凡因保管不善或借用、借閱手續(xù)不齊，導致證書及重要文件資料遺失的，由資料保管員承擔補辦費用及相關責任。

    2、凡因借用、借閱人過失而造成的證書資料遺失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。

六、附則

1、本制度從會長會議通過之日起實施。

2、本制度由商會秘書處負責解釋。